Βλέπετε τα σχόλια του χρήστη «Νίκος Α. Ζώρης»
 
some_text
some_text
some_text
some_text
Νίκος Α. Ζώρης
Προκειμένου να υπάρξει βελτίωση της οργανωτικής και λειτουργικής δομής του κάθε Οργανισμού, αύξηση της παραγωγικότητάς του, μείωση του λειτουργικού του κόστους και αναβάθμιση της ποιότητας των παρεχόμενων υπηρεσιών του, θα πρέπει να αναπτυχθούν / εφαρμοστούν τα εξής Οργανωτικά Συστήματα / Κανονισμοί: 1) Ανάπτυξη Συστήματος Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού.Το Σύστημα αυτό θα περιλαμβάνει αρχές, κανόνες και μεθόδους με τις οποίες επιτυγχάνεται η άριστη διαχείριση και αξιοποίηση του προσωπικού.Ενδεικτικά, το Σύστημα θα περιλαμβάνει τα εξής υποσυστήματα:α) υποσύστημα περιγραφών καθηκόντων/ευθυνών των θέσεων εργασίας και αξιολόγησης θέσεων εργασίας.β) υποσύστημα μεθόδων διοικητικής εποπτείας του προσωπικού (προσέλευση, αποχώρηση, απουσίες, άδειες, συμπεριφορά κλπ.).γ) υποσύστημα μεθόδων αξιολόγησης απόδοσης του προσωπικού.δ)Υποσύστημα πολιτικής αμοιβών.ε) υποσύστημα εκπαίδευσης.στ) υποσύστημα μεθόδων αξιοποίησης προτάσεων προσωπικού για πάσης φύσεως λειτουργικά/διοικητικά θέματα (βελτίωση ισχυουσών διαδικασιών, απλούστευση των ροών εργασίας, ανακατανομή αρμοδιοτήτων, λειτουργικότητα / ασφάλεια / υγιεινή / αισθητική των χώρων εργασίας κλπ.) και μεθόδων διαπίστωσης του βαθμού ικανοποίησής του. Το προτεινόμενο Σύστημα Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού θα βοηθήσει, εκτός των άλλων, και στην αναβάθμιση του ρόλου της Υπηρεσίας Ανθρώπινου Δυναμικού ο οποίος θα μετατραπεί από υποστηρικτικός και διαχειριστικός σε στρατηγικό, με κύριους στόχους τη μεγιστοποίηση της συνεισφοράς του προσωπικού, την καλύτερη υλοποίηση των επιχειρηματικών στόχων του κάθε Οργανισμού και τη διατήρηση θετικού εργασιακού κλίματος. Το Σύστημα αυτό θα μπορεί να υποστηριχθεί μηχανογραφικά και από διάφορα προγράμματα πληροφορικής τα οποία υπάρχουν στην 2) Ανάπτυξη Συστήματος Εσωτερικής Επικοινωνίας.Το Σύστημα αυτό θα περιλαμβάνει αρχές, κανόνες και μεθόδους βάσει των οποίων θα διενεργείται η εσωτερική επικοινωνία και θα βοηθάει ώστε οι πληροφορίες/οδηγίες/εντολές/αποφάσεις να κοινοποιούνται με ταχύτητα και σαφήνεια, καθώς επίσης και να υπάρχει μία αμφίδρομη ροή πληροφοριών μεταξύ των ανωτέρων και των κατωτέρων επιπέδων της διοικητικής ιεραρχίας του Οργανισμού.Ενδεικτικά, το Σύστημα Εσωτερικής Επικοινωνίας θα περιλαμβάνει τα εξής υποσυστήματα:α) Υποσύστημα έκδοσης/κυκλοφορίας/κωδικοποίησης των εγκυκλίων εγγράφων, το οποίο ονομάζεται «Κώδικας Εσωτερικής Έγγραφης Επικοινωνίας» και μέσω του οποίου προσδιορίζεται η έννοια των εγκυκλίων εγγράφων, τα είδη, η αρμοδιότητα έκδοσης και υπογραφής, η μορφή και η δομή, η αρίθμηση, κυκλοφορία και αρχειοθέτηση και τέλος ο τρόπος κωδικοποίησης.β) Υποσύστημα αλληλογραφίας, το οποίο αποσκοπεί στη συστηματική αποτύπωση των κανόνων που πρέπει να ακολουθούνται ώστε να μην υπάρχει αυτοσχεδιασμός και ανομοιομορφία στην έγγραφη επικοινωνία. Προσδιορίζονται τα είδη επιστολών, τα βασικά και δευτερεύοντα στοιχεία τους, η πρωτοκόλληση, η διακίνηση της εισερχόμενης/εξερχόμενης αλληλογραφίας και η αρχειοθέτηση.γ) Υποσύστημα σχεδιασμού/κωδικοποίησης/κυκλοφορίας των εντύπων, το οποίο καθορίζει εφαρμογή ενιαίου και πάγιου τρόπου με τον οποίο σχεδιάζονται, τροποποιούνται, κωδικοποιούνται, κυκλοφορούν και καταργούνται τα πάσης φύσεως έντυπα που χρησιμοποιούνται για τη διεξαγωγή των καθημερινών εργασιών του Οργανισμού.δ) Καθιέρωση μεθόδων οργάνωσης και τήρησης των αρχείων του Οργανισμού (Κανονισμός Αρχείων).ε) Υποσύστημα μεθόδων προφορικής επικοινωνίας (E mail, Internet, μέθοδοι σύστασης επιτροπών, μέθοδοι λειτουργίας των χώρων υποδοχής κοινού, τηλεφωνικό κέντρο κλπ.).στ) μέθοδοι οργάνωσης συσκέψεων.Σήμερα παρατηρείται στους διάφορους Οργανισμούς το εξής φαινόμενο αναφορικά με τις συσκέψεις: Διάφορα στελέχη του κάθε Οργανισμού αναλώνονται σε χρονοβόρες συσκέψεις/συζητήσεις χωρίς να υπάρχει κάποιος συντονιστής (στις οποίες συσκέψεις δεν καλούνται, πολλές φορές, να μετάσχουν στελέχη καθ’ ύλην αρμόδιων Υπηρεσιών, των οποίων η παρουσία είναι αναγκαία), με αποτέλεσμα να επικρατεί στη συνέχεια σύγχυση αρμοδιοτήτων, σύγκρουση καθηκόντων και καθυστέρηση στην έγκαιρη περάτωση του όποιου έργου. ζ) Καταγραφή απαιτήσεων εσωτερικής πληροφόρησης (τύπος και περιεχόμενο των αναφορών που απευθύνονται στη Διοίκηση του Οργανισμού καθώς και σε διάφορες Υπηρεσίες του) και διαρκής έλεγχος της χρησιμότητας και αξιοπιστίας τους. 3) Ανάπτυξη Συστήματος Ανασχεδιασμού Διαδικασιών.Το Σύστημα Ανασχεδιασμού Διαδικασιών περιλαμβάνει σύγχρονους κανόνες και αρχές βάσει των οποίων όλες οι διαδικασίες του Οργανισμού θα σχεδιασθούν από την αρχή, βάσει συγκεκριμένου σχεδίου, με κύριους στόχους την απλοποίηση της λειτουργίας του Οργανισμού, την ταχύτερη ενεργοποίηση των μηχανισμών εξυπηρέτησης, τη βελτίωση των παρεχόμενων υπηρεσιών και τον περιορισμό των λειτουργικών εξόδων. Κατά τον Ανασχεδιασμό θα εκπονηθούν ποιοτικές διαδικασίες για όλες τις εργασίες του Οργανισμού (με συγκρότηση Ομάδων Έργου υπό το συντονισμό και την εποπτεία κάποιας Υπηρεσίας π.χ. Διεύθυνσης Οργάνωσης), καταγραφή τους σε κωδικοποιημένα εγχειρίδια, εναρμόνισή τους με το μηχανογραφικό σύστημα του Οργανισμού, ενσωμάτωση όλων των απαραίτητων σημείων ελέγχου, καθιέρωση μεθόδων διαρκούς ελέγχου της ορθής και ομοιόμορφης εφαρμογής τους και μέριμνα για τη συνεχή βελτίωσή τους.Ο Ανασχεδιασμός είναι έργο επίπονο και χρονοβόρο και επιφέρει αποτελέσματα σε δύο έως τρία χρόνια. Ταυτόχρονα απαιτεί δραστικές και ευρείας έκτασης αλλαγές στην επιχειρηματική κουλτούρα και οργάνωση του κάθε Οργανισμού, ενώ εμπλέκει το προσωπικό στην εφαρμογή του και βασίζεται στην αρχή της συστηματικής επικοινωνίας όλων των εμπλεκομένων κατά τη διάρκεια του σχεδιασμού των διαδικασιών. 4) Ανάπτυξη Συστήματος Επικοινωνίας με Τρίτους.Το Σύστημα αυτό θα καθορίζει τον τρόπο διενέργειας της επικοινωνίας με τρίτους. Ενδεικτικά, το Σύστημα θα καθορίζει τις μεθόδους συγκέντρωσης και αξιολόγησης γραπτών παραπόνων του συναλλασσόμενου, τις μεθόδους διεξαγωγής ερευνών για τη διαπίστωση του βαθμού ικανοποίησής τους, την παραλαβή, διακίνηση και επεξεργασία των διαφόρων εγγράφων που αποστέλλουν στον Οργανισμό (π.χ. τα Υπουργεία), την παρακολούθηση αποστολής απαντήσεων σε αυτά κλπ. 5) Εκπόνηση Κανονισμού Παροχής Υπηρεσιών Πληροφορικής.Το Σύστημα θα καθορίζει και θα ρυθμίζει τα εξής θέματα:Εσωτερική ανάπτυξη νέου μηχανογραφικού συστήματος, τροποποίηση κάποιου εν λειτουργία συστήματος, ανάπτυξη συστήματος από εξωτερικό συνεργάτη, εγκατάσταση/προσαρμογή λογισμικού σε προσωπικό υπολογιστή, εγκατάσταση εξοπλισμού/hardware, επίλυση προβλημάτων κατά τη χρήση υπολογιστικών συστημάτων, εγκατάσταση συστημάτων σε νέα θέση εξυπηρέτησης πελατείας ( π.χ. μαζική εγκατάσταση συστημάτων σε νέα Μονάδα/Υπηρεσία), προμήθεια εξοπλισμού πληροφορικής κλπ. 6) Εκπόνηση Κανονισμού Διαχείρισης Δαπανών / Προμηθειών.Ο Κανονισμός θα καθορίζει τις μεθόδους της ορθής λειτουργίας του συστήματος έγκρισης δαπανών / προμηθειών, τις αναλυτικές διαδικασίες ανεύρεσης, διανομής και διαχείρισης του εξοπλισμού/αναλώσιμων υλικών/παροχής υπηρεσιών από προμηθευτές και τέλος τη διαχείριση των πληρωμών προς τους προμηθευτές. 7) Εκπόνηση Κανονισμού Διαχείρισης Ακίνητης Περιουσίας.Ο Κανονισμός θα καθορίζει τις διαδικασίες εκτέλεσης και παρακολούθησης των τεχνικών έργων και κατασκευών, της ασφάλειας / λειτουργικότητας / υγιεινής / αισθητικής των χώρων εργασίας, καθώς και εργασιών συντήρησης και βελτίωσής τους. Νίκος Α. Ζώρης (πρώην διευθυντικό στέλεχος του τραπεζικού κλάδου – σύμβουλος επιχειρήσεων)
 
 
Νίκος Α. Ζώρης
Προκειμένου η Δημόσια Διοίκηση στην Ελλάδα να λειτουργήσει αποτελεσματικά, θα πρέπει κατά τη γνώμη μου να γίνουν κατ’ αρχήν τα εξής:Α) Να υπάρξουν τα εξής δύο χαρακτηριστικά τα οποία θεωρώ ότι είναι απολύτως απαραίτητα για την ομαλή λειτουργία, την παραγωγικότητα και την ποιότητα της κάθε Επιχείρησης, του κάθε Φορέα, του κάθε Οργανισμού:1) Καλή Οργάνωση.Οι τρεις εχθροί της καλής οργάνωσης είναι: η προχειρότητα, η ανευθυνότητα και η κακή διαχείριση του χρόνου. 2) Σωστός Προγραμματισμός.Οι τρεις εχθροί του σωστού προγραμματισμού είναι: η αδιαφορία, η αναβλητικότητα και η αναποφασιστικότητα. Β) Να εκλείψουν τα εξής δύο χαρακτηριστικά τα οποία θεωρώ ότι αποτελούν τη μεγαλύτερη απειλή για την υπόσταση και τη βιωσιμότητα της κάθε Επιχείρησης, του κάθε Φορέα, του κάθε Οργανισμού:1) Σπατάλη.2) Διαφθορά. Όλα τα προαναφερθέντα, δηλαδή η μη ύπαρξη καλής οργάνωσης και σωστού προγραμματισμού καθώς και η ύπαρξη σπατάλης και διαφθοράς, αποτελούν, κατά τη γνώμη μου, την κατάρα, τη μάστιγα και την κακοδαιμονία όχι μόνον κάποιων Επιχειρήσεων, Φορέων ή Οργανισμών, αλλά και του ίδιου του Ελληνικού κράτους.Και δεν διστάζω να πω, μετά λύπης μου βέβαια, ότι η ύπαρξη αυτών των φαινομένων οφείλεται ή σε ανεπάρκεια των εκάστοτε διοικούντων ή σε αδιαφορία τους ή σε ανοχή τους ή σε ενοχή τους ή και σε συνδυασμό αυτών των φαινομένων. Αναφορικά με την αξιολόγηση των δημοσίων υπαλλήλων και προκειμένου αυτή να είναι αξιοκρατική και αποτελεσματική, απαιτείται κατ’ αρχήν η ανάπτυξη ενός Συστήματος Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού.Το Σύστημα αυτό θα περιλαμβάνει αρχές, κανόνες και μεθόδους με τις οποίες θα επιτυγχάνεται η άριστη διαχείριση και αξιοποίηση του προσωπικού.Ενδεικτικά, το Σύστημα θα περιλαμβάνει τα εξής υποσυστήματα: α) υποσύστημα περιγραφών καθηκόντων/ευθυνών των θέσεων εργασίας και αξιολόγησης θέσεων εργασίας.β) υποσύστημα μεθόδων διοικητικής εποπτείας του προσωπικού (προσέλευση, αποχώρηση, απουσίες, άδειες, συμπεριφορά κλπ.).γ) υποσύστημα μεθόδων αξιολόγησης απόδοσης του προσωπικού.δ)Υποσύστημα πολιτικής αμοιβών.ε) υποσύστημα εκπαίδευσης.στ) υποσύστημα μεθόδων αξιοποίησης προτάσεων προσωπικού για πάσης φύσεως λειτουργικά/διοικητικά θέματα (βελτίωση ισχυουσών διαδικασιών, απλούστευση των ροών εργασίας, ανακατανομή αρμοδιοτήτων, λειτουργικότητα / ασφάλεια / υγιεινή / αισθητική των χώρων εργασίας κλπ.) και μεθόδων διαπίστωσης του βαθμού ικανοποίησής του. Πολλοί από τους υπαλλήλους της Δημόσιας Διοίκησης, δυστυχώς, δεν διαθέτουν τις απαιτούμενες γνώσεις, ικανότητες και δεξιότητες, ενώ ορισμένοι άλλοι δεν έχουν σωστή νοοτροπία (π.χ. δεν έχουν διάθεση να εξυπηρετήσουν τους συναλλασσόμενους πολίτες, τους οποίους βλέπουν σαν “ενόχληση”). Υπάρχουν δηλαδή και υπάλληλοι οι οποίοι δεν θέλουν να προσφέρουν, ανεξάρτητα από τις όποιες ικανότητές τους. Τέτοιοι υπάλληλοι αποτελούν κατά τη γνώμη μου σοβαρότατο πρόβλημα για κάθε Οργανισμό.Ένας από τους λόγους που δημιούργησαν αυτή τη δυσάρεστη κατάσταση στη Δημόσια Διοίκηση, είναι το ότι οι αρμόδιοι δεν έχουν φροντίσει, εδώ και δεκαετίες, να τοποθετηθούν οι κατάλληλοι άνθρωποι στις κατάλληλες θέσεις. Αντίθετα, πολλοί από αυτούς τους ακατάλληλους υπαλλήλους έχουν τοποθετηθεί στις θέσεις τους με αποφάσεις που διακρίνονταν για την έλλειψη αξιοκρατίας (κομματικά κριτήρια, φιλίες, συγγένειες, παρέες κλπ.).Έτσι, σε πολλές Δημόσιες Υπηρεσίες παρατηρείται μια εικόνα απαράδεκτη (Υπάλληλοι οι οποίοι δεν μιλάνε με ευγένεια, δεν έχουν μάθει να χαμογελάνε, προσέρχονται στην εργασία τους καθυστερημένα, απουσιάζουν συχνά κλπ.).Υπάρχουν βέβαια σε πολλές Δημόσιες Υπηρεσίες και κάποιοι εξαιρετικοί υπάλληλοι που προσφέρουν υψηλού επιπέδου υπηρεσίες, επειδή και θέλουν και μπορούν να προσφέρουν.Κατά τη γνώμη μου, θα πρέπει στην Ελληνική Δημόσια Διοίκηση να πάψει επιτέλους να επιτρέπεται η κακή απόδοση και παράλληλα να αρχίσει να επιβραβεύεται η άριστη.Στη Δημόσια Διοίκηση ανέκαθεν δεν υπήρχε αξιοκρατία.Κάποια στελέχη που έχουν τοποθετηθεί σε θέσεις ευθύνης δεν έχουν τις δυνατότητες, για διάφορους λόγους, να παίξουν το ρόλο του αποτελεσματικού ηγέτη. Έτσι, παρατηρείται έντονα το φαινόμενο να υπάρχουν σήμερα στελέχη τα οποία, ενώ κατέχουν καίριες θέσεις, δεν έχουν τις απαιτούμενες ικανότητες για να αναλάβουν πρωτοβουλίες, να καταθέσουν ρηξικέλευθες προτάσεις, να κινητοποιήσουν, να πάρουν σημαντικές αποφάσεις, να λύσουν προβλήματα, να ηγηθούν.Η κατάσταση στη Δημόσια Διοίκηση “μιλάει” από μόνη της για το “σπουδαίο έργο” που επιτελέστηκε επί τόσα χρόνια. Αναξιοκρατία, ανοργανωσιά, σπατάλη, διαφθορά, εξάρτηση από συμφέροντα ή από πολιτικά κόμματα, συνδικαλισμός που επεδίωκε και εξακολουθεί να επιδιώκει τη συνδιοίκηση του κάθε Δημόσιου Οργανισμού, όπου το Διοικητικό Συμβούλιο αυτού του Οργανισμού είναι διορισμένο από το εκάστοτε κυβερνών κόμμα. Ένας δημόσιος υπάλληλος ο οποίος αξιολογείται προκειμένου να αναλάβει κάποια θέση ευθύνης (διευθυντής – προϊστάμενος – τμηματάρχης) θα πρέπει, κατά τη γνώμη μου, να έχει ικανότητα στο χειρισμό ανθρώπων, να έχει ταλέντο στην τέχνη του «διοικείν» και να είναι πρωτίστως ηθικός, δίκαιος, ειλικρινής, ευπρεπής.Επίσης θα πρέπει να διαθέτει και τα παρακάτω προσόντα / χαρακτηριστικά:Να έχει τις απαιτούμενες γνώσεις για τη θέση που κατέχει.Να έχει υψηλού επιπέδου οργανωτικές και διοικητικές ικανότητες.Nα είναι ευχάριστη και ισορροπημένη προσωπικότητα.Nα έχει επικοινωνιακή ευχέρεια και πειθώ.Να έχει αυτοπεποίθηση, η οποία όμως να μη φτάνει στα όρια της έπαρσης ή της αλαζονείας.Να είναι σοβαρός, αξιόπιστος, μεθοδικός, ψύχραιμος, αποφασιστικός.Να μπορεί να επιλέγει τους πλέον κατάλληλους συνεργάτες του με τρόπο δίκαιο και αξιοκρατικό, να σέβεται τη γνώμη τους, να αναθέτει τον κατάλληλο ρόλο στον κάθε συνεργάτη του, να αναπτύσσει και να αξιοποιεί τις ικανότητες των συνεργατών του, να τους μεταδίδει την αισιοδοξία του και τον ενθουσιασμό του, να τους ενθαρρύνει και να τους επαινεί όταν χρειάζεται, να αναγνωρίζει τα επιτεύγματά τους, να μεριμνά για να ανταμειφθούν υλικά και ηθικά.Να μπορεί να προγραμματίζει, να οργανώνει, να καθοδηγεί, να συντονίζει, να υποστηρίζει, να ελέγχει, να αξιολογεί, να παίρνει πρωτοβουλίες, να δίνει λύσεις.Να παραδέχεται τα λάθη του, να αναγνωρίζει τις αδυναμίες του, να αναλαμβάνει τις ευθύνες του, να συμπεριφέρεται στους άλλους όπως θα ήθελε να του συμπεριφέρονται κι αυτοί.Να μπορεί να ηγείται και όχι απλώς να διευθύνει! Η Δημόσια Διοίκηση θα πρέπει να πάψει απλώς να τοποθετεί στις διάφορες θέσεις διευθυντές – προϊσταμένους – τμηματάρχες.Θα πρέπει να αναζητά ηγέτες. Δηλαδή ανθρώπους με όραμα και ηγετική φυσιογνωμία, που να διαθέτουν δημιουργική φαντασία και έφεση στην καινοτομία, που να είναι σε θέση να παρακινήσουν τους συνεργάτες τους και να τους ενώσουν με ένα κοινό όραμα και με κοινούς στόχους.Ένας διευθυντής – προϊστάμενος – τμηματάρχης, ο οποίος διαθέτει τα προαναφερθέντα προσόντα/ χαρακτηριστικά, θα κατορθώσει να επιτύχει μαζί με τους συνεργάτες του τους τεθέντες στόχους, έχοντας παράλληλα προωθήσει το ομαδικό πνεύμα, έχοντας διαμορφώσει ένα άριστο εργασιακό κλίμα, έχοντας δημιουργήσει ιδανικές συνθήκες εργασίας, έχοντας κερδίσει και κάτι πολύ σπουδαίο: την εμπιστοσύνη, την αγάπη και το σεβασμό των συνεργατών του.Ένας τέτοιος ηγέτης είναι βέβαιο ότι θα επιτύχει, γιατί θα έχει μοιράσει την ισχύ του, δεν θα την έχει επιβάλει. Θα πρέπει λοιπόν οι κυβερνώντες στην Ελλάδα να μεριμνήσουν κάποτε ώστε να αποκτήσει επιτέλους η Δημόσια Διοίκηση καλή οργάνωση και σωστό προγραμματισμό και να εκλείψουν τα φαινόμενα σπατάλης και διαφθοράς.Για να επιτευχθεί αυτό θα πρέπει οι αρμόδιοι να προβούν στις απαιτούμενες ενέργειες, με κύριο στόχο την επιβολή της αξιοκρατίας, τη μεγιστοποίηση της συνεισφοράς των εργαζομένων και την εμπέδωση θετικού εργασιακού κλίματος. Νίκος Α. ΖώρηςΣυγγραφέας ΛογοτέχνηςΠρώην διευθυντικό στέλεχος του τραπεζικού κλάδουκαι νυν σύμβουλος επιχειρήσεων